十四五规划出炉后，数字化发展进入快车道，如何在协同办公情况下提高企业数字化办公效率是每个企业关注的焦点问题。越来越多的企业关注结构化数据和半结构化数据（Office系列格式文件）互相打通和共享。根据统计，目前企业结构化数据仅占到全部数据量的20%，其余80%都是以文件形式存在的非结构化和半结构化数据。很多企业结构化数据与Office文档数据（半结构数据）没有共享互通，仍然采用传统的文档处理方式，进而导致业务流程流转与文档处理分离，文档流转效率和团队协作办公效率下降，业务执行受阻，企业数字资产安全无法有效保障。

1、多版本存储混乱，知识经验难以传承

设计方案、合同等文档类半结构化数据，需要进行过多次修改与更新。在员工个人的电脑中，同一个文件就会出现多个版本，显得很混乱，提交时还有可能提交错版本，并且无法快速清晰的查询每个版本的修改原因以及修改记录。

解决方案

通过集成到企业OA、邮箱等系统中，永中Web office打破了地域和领域的隔断限制，实现了跨地域跨领域的团队成员对同一文档的实时在线编辑，支持网页端和客户端两种编辑模式，编辑内容实施保存，可以实时记录团队每名成员的编辑记录，自动保存文档的各个历史版本，实现文档的版本控制和历史版本回溯。解决了人为管理带来的版本混乱和易出错的问题，提升了文档的精细化管理。同时，对于文档编辑过程和文档的贡献度一目了然，可以有效提升计划的精细化管理。有效减少编辑过程中的电话、邮件、会议等沟通成本，提高了办公协作效率。

2、文档存储方式零散，数据安全成隐患

文件上传企业OA等系统后，仍需要调用本地office才能实现预览，缓存下载至本地占用很多不必要的资源位置。文档下载时文件位置不固定，企业无法对落地到用户电脑的文档进行有效管控，可能会导致文档内容泄露，存在信息安全隐患。

解决方案

永中DCS支持直接在浏览器中阅读，有效规避下载邮件、网页等附件时感染木马病毒的风险；此外在文档流转过程中，可以控制用户在线阅读，有效避免源文档的外传。涉及到企业敏感的数据、核心业务文档等，永中DCS支持内部部署，直接集成到企业内部中，后台转换可进行加密处理，前端预览页面无法查阅和修改内容相关代码，进一步确保文档的安全性。永中DCS的防复制功能禁止未授权用户复制文档信息，有效防止电子文档的内容信息通过复制粘贴的方式泄露。

独有的安全水印功能，水印内容可由用户自定义，比如用户ID、公司名称、邮件名称等，为文档的经手人员添加专属水印，防止截图和拍照泄露，确保文档安全工作责任到人。

3、获取信息不便，本地存储风险高

由于缺少统一的信息共享平台，现有资料利用率低下。例如销售人员长期在外地拓展业务，往往不能确定自己手中的产品资料是否为最新版本，当需要新的方案、更详细的参数、产品细节信息时，往往不知道从何处获取，有什么类似的文档可以参考。PC机容易拆卸和发生故障，尽管安装了防护软件和设置了安全策略，依然存在丢失和失窃的风险。同时，因员工工作调动或离职，企业文档知识容易流失。

解决方案

将重要文件、命令、人员档案等信息统一归档到内部云盘上进行集中存储，实现对半结构化数据的集中统一存储管控，能够直接满足类似项目的类似需求，减少了重复性工作，解放人力资源，提质增效。永中文档服务端可在完全内网环境下部署，确保文档安全不泄露，有效规避外来病毒文档的侵害，进一步保障文档和系统安全。通过永中文档账号可实现随时随地访问内部文件，及时进行数据调取，全面实现安全存储、移动办公。同时，集中管控有效避免了员工硬盘故障、损坏、丢失带来的数据丢失的问题，解决了企业人员工作变动带来的知识流失，提升了文档知识的安全可靠性。

随着企业数字化转型脚步的加快，文档作为企业数据和业务流转的主要载体，是企业员工主要沟通的信息媒介，也是各个业务主要处理的数据媒介，文档能否得到高效、安全、协同、快捷的处理，关系着企业生产力、也关系着企业协同办公的效率。作为文档解决方案的领航者，永中软件致力于帮助企业和组织搭建属于企业自己的知识系统，让组织里的数字资产通过创造、寻找、分享、整合、记录、存取、更新等过程不断创新，提升组织的竞争力与活力，让个体和组织共同成长。